Wer auswandern will, stolpert irgendwann über die Frage: „Brauche ich für meine Geburtsurkunde eine Apostille?" Und dann: „Wer macht das eigentlich?" Die kurze Antwort auf die erste Frage lautet meistens ja. Die Antwort auf die zweite ist – typisch deutsch – föderal: Es kommt darauf an, welche Urkunde du hast und welches Bundesland sie ausgestellt hat.
In meiner eigenen Vorbereitung auf die Auswanderung nach Argentinien war das einer der Punkte, an dem ich am längsten gehangen habe. Nicht weil es schwer ist – sondern weil die Informationen über mehrere Behörden verstreut sind und niemand dir den Gesamtüberblick liefert. Genau das soll dieser Artikel ändern.
Du planst die Auswanderung in ein Land, das Vertragsstaat des Haager Apostille-Übereinkommens ist – also fast jedes typische Auswanderungsziel weltweit. Du willst wissen, welche Urkunden du brauchst, wie du sie apostillieren lässt und in welcher Reihenfolge die Schritte sinnvoll sind.
Was ist eine Apostille – und was nicht?
Eine Apostille ist eine Echtheitsbestätigung für eine öffentliche Urkunde. Sie sagt nicht: „Der Inhalt dieses Dokuments ist richtig." Sie sagt: „Dieses Dokument stammt tatsächlich von der Behörde, die draufsteht, und die Unterschrift darauf ist echt." Mehr nicht. Aber dieses „mehr nicht" reicht, damit die Urkunde im Ausland anerkannt wird.
Rechtsgrundlage ist das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Vor diesem Übereinkommen mussten ausländische Urkunden mehrfach beglaubigt werden – durch die ausstellende Behörde, dann durch eine übergeordnete Stelle, dann durch das Konsulat des Ziellandes. Die Apostille ersetzt diese ganze Kette durch einen einzigen Stempel.
Inzwischen sind über 120 Staaten Vertragsparteien. Argentinien ist dabei. Die meisten typischen Auswanderungsziele auch: Spanien, Portugal, Italien, USA, Kanada, Mexiko, Australien, Neuseeland, Thailand, Uruguay, Chile, Paraguay. Wer in einen Vertragsstaat zieht, kommt mit der Apostille aus.
Für Länder ohne Apostille-Übereinkommen – etwa China oder einige Staaten in Afrika und im Nahen Osten – gilt weiterhin das alte Verfahren der Legalisation. Dann läuft die Beglaubigung über die deutschen Behörden, gefolgt von einer Bestätigung durch die Auslandsvertretung des Ziellandes in Deutschland. Ob dein Zielland Vertragsstaat ist, kannst du beim Auswärtigen Amt oder bei der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH) nachschlagen.
Welche Dokumente brauchst du? Die typischen Verdächtigen
Welche Urkunden konkret verlangt werden, regelt nicht Deutschland, sondern das Zielland – meistens über das Konsulat oder die Einwanderungsbehörde. Es gibt aber eine Liste von Standard-Dokumenten, die fast überall gefordert werden, sobald es um ein längerfristiges Visum oder die Einbürgerung geht.
| Urkunde | Wann gebraucht | Apostille von |
|---|---|---|
| Geburtsurkunde | Visum, Einbürgerung, Familiennachzug | Landesbehörde |
| Heiratsurkunde | Familiennachzug, Steueranmeldung | Landesbehörde |
| Führungszeugnis | Fast jedes Langzeit-Visum | BfAA (Bundesamt) |
| Schul- und Hochschulzeugnisse | Arbeitsvisum, Anerkennung | Landesbehörde / Ministerium |
| Approbation / Berufsurkunden | Reglementierte Berufe | Zuständige Kammer / Behörde |
Geburts- und Heiratsurkunde: Erst neu, dann apostilliert
Die meisten Konsulate akzeptieren Personenstandsurkunden nur, wenn sie zum Zeitpunkt der Vorlage nicht älter als sechs Monate sind. Heißt in der Praxis: Hol dir kurz vor dem Apostille-Termin eine frische Geburts- und Heiratsurkunde beim Standesamt. Erst dann zur Apostille-Behörde. Wer die Reihenfolge umdreht, beantragt unter Umständen zweimal.
Wichtig: Verlange möglichst eine internationale (mehrsprachige) Urkunde, falls dein Zielland das akzeptiert. In manchen Fällen ersetzt das die Übersetzung – in anderen nicht. Das Konsulat des Ziellandes weiß, was es will.
Führungszeugnis: Bundessache
Das polizeiliche Führungszeugnis wird vom Bundesamt für Justiz ausgestellt. Es ist eine Bundesurkunde – und genau hier kommt das BfAA ins Spiel. Wer ein Führungszeugnis fürs Ausland braucht, beantragt es als „Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde im Ausland" und schickt es danach zur Apostille ans Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Auch hier gilt: meist nicht älter als sechs Monate.
Zeugnisse: Föderal, aber machbar
Schul- und Hochschulzeugnisse sind länderhoheitlich. Die Apostille kommt entweder vom Kultusministerium oder einer benannten Mittelbehörde – je nach Bundesland. Bei staatlichen Universitäten ist häufig die jeweilige Bezirksregierung oder das Wissenschaftsministerium zuständig. Ein Anruf bei der ausstellenden Stelle spart meistens Stunden Recherche.
Welche Behörde stellt die Apostille aus?
Die zentrale Frage. Und sie hat keine zentrale Antwort. Deutschland ist föderal, also auch hier: Es kommt darauf an, welche Behörde die Urkunde ursprünglich ausgestellt hat.
Bundesurkunden: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA)
Seit dem 1. Januar 2023 ist das BfAA in Brandenburg an der Havel für die Apostille auf Bundesurkunden zuständig. Vorher war das das Auswärtige Amt selbst – die Aufgabe wurde verlagert. Typische Beispiele für Bundesurkunden: das Führungszeugnis vom Bundesamt für Justiz, Urkunden des Deutschen Patent- und Markenamts, Bescheinigungen des Bundeszentralamts für Steuern.
Personenstandsurkunden: Landesbehörden
Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden und Kirchenaustrittsbescheinigungen sind Sache der Bundesländer. Welche konkrete Stelle dann zuständig ist, regelt jedes Bundesland selbst. Beispiele: in Nordrhein-Westfalen die Bezirksregierungen, in Baden-Württemberg die Regierungspräsidien, in Hamburg und Berlin das jeweilige Landesamt. Faustregel: Wer die Urkunde ausgestellt hat (also dein Standesamt), kann dir sagen, wohin du sie zur Apostille schicken musst.
Gerichtliche und notarielle Urkunden: Gerichte
Notarielle Urkunden, gerichtliche Entscheidungen, Erbscheine und Ähnliches werden vom Land- oder Amtsgericht apostilliert, in dessen Bezirk die Urkunde ausgestellt wurde. Bei Notaren ist meistens das Landgericht zuständig, in dessen Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat.
Plane die Apostille nicht in der letzten Woche vor dem Visumstermin. Bearbeitungszeiten variieren je nach Behörde zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen. Wer es eilig hat, sollte Express-Optionen oder einen Behördengang vor Ort prüfen – manche Apostille-Stellen bearbeiten persönlich vorgelegte Anträge sofort.
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Eine Apostille macht deine Urkunde im Zielland gültig. Sie macht sie aber nicht lesbar. Fast jedes Konsulat verlangt zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung in die Amtssprache des Ziellandes. Für Argentinien also Spanisch.
Die Übersetzung muss in der Regel von einem öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer angefertigt werden. Wo genau dieser Übersetzer sitzen muss, ist eine Detailfrage: Manche Länder akzeptieren deutsche Übersetzer mit entsprechender Vereidigung, andere bestehen auf einem im Zielland zugelassenen Übersetzer (in Argentinien: traductor público). Im Zweifel: Zuerst beim Konsulat des Ziellandes nachfragen, dann beauftragen.
Reihenfolge: Erst Original, dann Apostille, dann Übersetzung
Wichtig ist die Reihenfolge: Zuerst besorgst du das Original. Dann lässt du die Apostille drauf setzen. Erst danach geht das Ganze – Original plus Apostille – in die Übersetzung. Der Übersetzer übersetzt dann auch die Apostille mit. Wer in der falschen Reihenfolge arbeitet, hat am Ende eine übersetzte Urkunde ohne übersetzte Apostille – und darf nochmal zahlen.
Der praktische Workflow in fünf Schritten
Wer das Thema einmal sortiert hat, kann es relativ entspannt abarbeiten. Diese Reihenfolge hat sich bei meiner eigenen Recherche als sinnvoll herausgestellt:
- Beim Konsulat des Ziellandes nachfragen: Welche Urkunden in welcher Form, welche Übersetzungsanforderungen, wie aktuell müssen sie sein?
- Frische Originale besorgen: Geburts- und Heiratsurkunde beim Standesamt, Führungszeugnis online beim Bundesamt für Justiz beantragen.
- Apostille einholen: Personenstandsurkunden bei der zuständigen Landesbehörde, Bundesurkunden beim BfAA, gerichtliche Urkunden beim Gericht.
- Beglaubigte Übersetzung anfertigen lassen: Originalurkunde plus Apostille zum vereidigten Übersetzer.
- Termin beim Konsulat oder bei der Auslandsvertretung: Einreichung der vollständigen Mappe.
Plane für den gesamten Prozess – je nach Behörde und Übersetzer-Auslastung – realistisch vier bis acht Wochen ein. Wer auf dem Land lebt und Postwege einrechnen muss, eher mehr.
Drei Stolperfallen, die immer wieder vorkommen: Erstens, alte Personenstandsurkunden apostillieren lassen, die das Konsulat dann als zu alt ablehnt. Zweitens, Übersetzungen anfertigen lassen, die das Zielland nicht akzeptiert (weil der Übersetzer nicht im Zielland zugelassen ist). Drittens, das Führungszeugnis bei der falschen Stelle einreichen – es ist Bundessache, geht also ans BfAA, nicht ans Landesinnenministerium. Stand: April 2026.
Was kostet das Ganze?
Die Apostille ist eine Verwaltungsgebühr, die je nach Behörde unterschiedlich ausfällt. Beim BfAA liegt sie pro Urkunde im niedrigen zweistelligen Bereich. Landesbehörden bewegen sich in einer ähnlichen Größenordnung. Größter Kostenfaktor ist meistens nicht die Apostille selbst, sondern die beglaubigte Übersetzung – die kann pro Urkunde schnell zwischen 30 und 80 Euro liegen, bei umfangreichen Zeugnissen auch deutlich mehr.
Wer Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Führungszeugnis und ein paar Zeugnisse apostillieren und übersetzen lässt, kommt in der Praxis schnell auf einen mittleren dreistelligen Betrag. Das ist verkraftbar – aber kein Posten, den man im Auswanderungsbudget vergessen sollte.
Was du dir merken solltest
Die Apostille klingt komplizierter als sie ist. Sobald klar ist, welche Urkunde von welcher Behörde apostilliert wird, läuft der Rest fast von allein. Das Wichtigste:
Bundesurkunden gehen ans BfAA. Personenstandsurkunden an die jeweilige Landesbehörde. Gerichtliche Urkunden ans Gericht. Erst Original, dann Apostille, dann Übersetzung. Und immer im Blick behalten, wie alt die Urkunde sein darf – das ist der häufigste Stolperstein.
Wer das einmal sauber durchplant, hat die Dokumenten-Phase der Auswanderung deutlich entspannter im Griff als die meisten.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick. Verfahren und Zuständigkeiten ändern sich gelegentlich, und einzelne Konsulate haben eigene Anforderungen. Prüfe vor jedem Antrag die aktuellen Vorgaben beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, der zuständigen Landesbehörde oder der Auslandsvertretung des Ziellandes. Stand: April 2026.
Quellen und weiterführende Links
- Internationaler Urkundenverkehr (Auswärtiges Amt)
- Apostillen und Endbeglaubigungen (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten)
- Deutsche Apostille für Urkunden (BfAA)
- Gesetz zum Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 (gesetze-im-internet.de)
- Volltext und Vertragsstaatenliste Apostille-Übereinkommen (HCCH)
- Beglaubigung, Legalisation und Apostille – FAQ (Auswärtiges Amt)
- Führungszeugnis (Bundesamt für Justiz)